Affectation des agents dans les sites mixtes

Paris, le 5 août 2009

Instruction relative aux éléments de cadrage et d’orientation en matière de ressources humaines dans le cadre de la mise en place des sites mixtes

La mise en œuvre effective du programme sites mixtes sur l’ensemble du territoire constitue la traduction majeure de la fusion pour l’ensemble des acteurs de l’emploi à l’interne comme à l’externe. L’objectif visé est que tous les sites mixtes soient effectivement ouverts d’ici à la fin de 2009.

La présente note a pour objet de rappeler les principaux éléments de cadrage et d’orientation relatifs à la gestion des ressources humaines dans le cadre de cette mise en œuvre.

I - Affectation des agents

Un site mixte peut être composé dans une période transitoire d’une ou plusieurs implantations, avec pour ambition, à terme, de regrouper l’ensemble de ses services sur une seule. Lorsqu’un site mixte comporte plusieurs implantations, chacune est considérée comme un lieu de travail habituel sur lequel chaque agent est susceptible de travailler indifféremment, quelle que soit sa localisation géographique.

La constitution des équipes d’un site mixte peut s’opérer selon les 3 cas suivants :

I - 1 / transfert du personnel vers un site mixte à implantation unique :

Dans ce cas (§ 5.1.1 et § 5.2.3 de l’instruction du 23 mars 2009 relative au déploiement des sites mixtes), les équipes existantes sont transférées de fait vers le nouveau site. Il n’y a donc pas de procédure spécifique de mouvement de personnel ou d’expression de vœux. Le directeur régional prend une décision collective de transfert du personnel.

Les agents concernés peuvent bénéficier s’ils en remplissent les conditions, des dispositions relatives à la prime exceptionnelle de mutation prévue par la note du 3 avril 2009.

I - 2 / création d’un site mixte à multi-implantation géographique :

Lorsque la création d’un site mixte résulte de la transformation d’une ou plusieurs des unités existantes en un seul site comportant plusieurs implantations « front et back office » (§ 5.1.2 de l’instruction du 23 mars 2009 relative au déploiement des sites mixtes), les agents concernés sont susceptibles de travailler indifféremment, en fonction du planning des activités, sur les différentes implantations de ce site.

Des entretiens peuvent être menés avec les intéressés pour déterminer le mode de fonctionnement le plus approprié au regard des besoins du service, en prenant en considération au mieux les souhaits des agents. Le directeur de site décide ensuite de l’organisation du service. Le changement induit dans les conditions de travail des salariés protégés doit recueillir leur accord écrit, y compris pour ceux relevant du statut de droit public.

I - 3 / constitution de plusieurs sites mixtes suite à une recomposition de plusieurs unités existantes :

Lorsque la constitution de plusieurs sites mixtes résulte d’une restructuration impliquant plusieurs unités existantes (§ 5.1.3, § 5.2.1 et § 5.2.2 de l’instruction du 23 mars 2009 relative au déploiement des sites mixtes), il convient de diffuser avec la mention «prévisible » l’ensemble des postes concernés par cette restructuration au sein du territoire concerné.

Cette diffusion limitée aux structures concernées par la réorganisation peut se faire par voie d’affichage au sein de celles-ci et tout autre moyen utile. Les directeurs de site veillent à ce que l’ensemble des agents ait connaissance de cette diffusion.

Seuls les postes en création ou non pourvus sont diffusés dans la BDE à cette occasion.

Les agents formulent leur demande et le directeur régional prend la décision d’affectation. Il informe a posteriori la CPL pour les mouvements des agents publics en cas de changement de lieu de travail (cas où la restructuration s’opère sur une même résidence administrative ou résidence administrative pluri communale) ou consulte en amont cette instance en cas de changement de résidence administrative.

Pour les agents de droit privé, il s’agit d’une mobilité au sens de la convention collective de l’Assurance Chômage lorsque l’on est au-dessus des seuils prévus pour le « double volontariat » (50 mn-35km trajet aller),

II - PROCEDURES

Les opérations de mouvements de personnels sur les sites décrits au paragraphe I ci-dessus peuvent se réaliser en deux temps si cela répond aux besoins de la réorganisation : d’abord pour les membres de l’équipe locale de direction et ensuite pour les équipes.

Les opérations administratives d’affectation du personnel peuvent être préparées avant l’ouverture des nouveaux sites et la consultation des instances représentatives du personnel (CE, CHSCT) ; la prise de poste effective doit intervenir ensuite, au moment de l’ouverture des sites et après les consultations nécessaires de ces instances.

Il revient au directeur régional d’élaborer le calendrier des mouvements spécifiques liés à la réorganisation du réseau. Il est à noter que les élections professionnelles en cours ne concernent pas les commissions paritaires locales instituées par le statut de 2003. Il est par ailleurs possible de réunir les instances représentatives du personnel transitoires (CE, CHSCT) jusqu’à la date du premier tour du scrutin.

A l'issue du processus d’affectation, les dossiers individuels des agents concernés sont mis à jour pour tenir compte des modifications substantielles intervenues. Il conviendra notamment :

- d’établir un avenant, soumis à la signature des salariés de droit privé, lorsque leurs activités, leur filière d’affectation, leur fonction ou leur lieu de travail lorsqu’il figure au contrat de travail initial sont modifiés significativement et de leur remettre une fiche descriptive d’activité,

- d’adresser une lettre d’information individuelle aux agents de droit public dont seul le lieu de travail a été modifié ou une décision administrative lorsqu’il s’agit d’un changement de résidence administrative.

Ces dernières dispositions ne s’appliquent pas aux personnels qui ont été retenus dans le cadre des postes publiés dans la Bourse des Emplois auxquels sont remis des avenants ou des décisions administratives, selon leur statut d’appartenance.

III - Déplacement des agents entre les implantations

Les agents interviennent indifféremment dans les différentes implantations du site sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur, sans qu’il y ait besoin d’une lettre de mission. Les modalités d’intervention sont définies par le directeur de site. Elles font l’objet d’une note de service. L’agent est responsable de l’exécution des tâches qui lui sont confiées dans le cadre de ces modalités d’organisation et il doit se conformer aux instructions données à ce titre par son directeur de site.

Le temps de déplacement entre les implantations au cours d’une même journée est considéré comme temps de travail.

IV - Management

Un site mixte est caractérisé par un management unique.

Le management type d’un site est composé d’un directeur, éventuellement d’un directeur adjoint, d’un ou plusieurs responsables d’équipe de production et d’un responsable de l’équipe d’appui à la production, qui peuvent en outre assumer la fonction d’adjoint de direction. Si l’organisation du site conduit à mettre en place au moins trois équipes de production, un poste de directeur adjoint peut être créé, celui-ci peut avoir un rôle hiérarchique par rapport aux responsables d’équipe par délégation expresse.

Le directeur et le directeur adjoint sont des agents du niveau IVB ou à partir du coefficient de base 300. Pour les sites de grande taille, dont l’effectif est au moins de 100, le poste de directeur peut être positionné en VA ou à partir du coefficient de base 350. Le pourvoi de ces postes passe nécessairement par une diffusion nationale dans la Bourse des emplois. La diffusion des postes de directeur adjoint intervient après le pourvoi des postes de directeur. Dès communication des décisions de nomination des directeurs de site mixte par le directeur général, les intéressés prennent leurs fonctions même si la création physique du site n’est pas encore aboutie. Ils supervisent dans ce cas les implantations devant constituer le futur site mixte et préparent la mise en place complète de ce site.

Il est à noter que dans les sites de moins de 15 agents dont le maintien est validé par le directeur général, le poste de responsable de site est du niveau IVA ou à partir du coefficient de base 250.

Les responsables d’équipe de production et d’appui à la production sont des agents du niveau IVA ou à partir du coefficient de base 250. Le directeur de site décide, en concertation avec son directeur territorial, de l’attribution de la responsabilité d’équipe parmi les ex-adjoints, ex-assistants de production et ex-animateurs d'équipe professionnelle.

Seuls les postes vacants ou en création peuvent être diffusés.

Il est nécessaire d’assurer en permanence la présence d’au moins un membre de l’équipe locale de direction sur chacune des implantations constitutives du site mixte.

V - Organisation interne

V - 1 - Horaires d’ouverture des sites au public

La durée hebdomadaire d’ouverture des sites recevant du public ne peut être inférieure à 35 heures, selon des horaires harmonisés régionalement, dans les conditions prévues par l’instruction du 7 mai 2009..

V - 2 - Aménagement du temps de travail

Les dispositions des accords fixant les modalités d’horaire variable des agents quel que soit leur statut d’origine continuent de s’appliquer dès lors qu’elles sont conciliables avec les horaires d’ouverture. Dans le cas contraire, une négociation de révision de ces accords au niveau local devra être engagée conformément aux dispositions de l’instruction susvisée. L’agent qui intègre un site suite à une mobilité consécutive à la mise en place des sites mixtes se voit appliquer les modalités d’horaire variable de son statut en vigueur dans le site d’accueil.

V - 3 - Outil de gestion des temps

Dans l’attente du déploiement du système cible de gestion des temps, la solution transitoire retenue dans tous les cas pour les agents de droit public est la conservation de Chronos avec badgeage virtuel.

Pour les agents de droit privé, lorsque le site mixte résulte de la transformation d’un ancien site ANPE, la solution Bodet / Horoquartz peut être retenue si le logiciel est opérationnel sur Intranet et si le badgeage virtuel est compatible avec les accords locaux. Si l’une de ces deux conditions n’est pas remplie, une solution transitoire Chronos avec programmation des accords locaux doit être mise en place. Lorsque le site mixte résulte de la transformation d’un ancien site Assurance chômage, la solution est le badgeage physique ou virtuel via Bodet / Horoquartz. Dans le cas d’une création de nouveau site mixte, la solution correspond à celle décrite dans le cas d’une transformation d’un ancien site ANPE. Les éléments de choix seront détaillés ultérieurement dans une note technique.

Toute difficulté d’application de la présente note doit être signalée au département juridique et règlementation de la DGA RH.

Le directeur général

Christian CHARPY